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日常郵箱存儲(chǔ)易因 “員工離職刪除”“系統(tǒng)故障” 丟失數(shù)據(jù)，且檢索效率低;歸檔系統(tǒng)具備 “不可篡改、長(zhǎng)期存儲(chǔ)、高效檢索” 特性，兩者本質(zhì)不同。

合規(guī)優(yōu)先：確保歸檔方案滿(mǎn)足行業(yè)監(jiān)管要求(如金融行業(yè)需通過(guò)銀保監(jiān)會(huì)合規(guī)認(rèn)證)，避免因 “歸檔不合規(guī)” 導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn);

企業(yè)實(shí)施郵件歸檔需結(jié)合合規(guī)要求、業(yè)務(wù)場(chǎng)景和技術(shù)能力，通常遵循以下步驟：

郵箱自帶歸檔功能：如 Gmail 的 “歸檔” 按鈕(將郵件從收件箱移至 “所有郵件”，不刪除且可檢索)、Outlook 的 “自動(dòng)歸檔”(按規(guī)則將舊郵件移至本地.pst 文件);

一套成熟的郵件歸檔系統(tǒng)(無(wú)論是企業(yè)級(jí)工具還是個(gè)人工具)，通常具備以下核心功能：

郵件作為企業(yè)和個(gè)人重要的溝通與信息載體，蘊(yùn)含大量關(guān)鍵數(shù)據(jù)(如合同細(xì)節(jié)、項(xiàng)目溝通、客戶(hù)往來(lái)等)。郵件歸檔(Email Archiving)是指對(duì)郵件進(jìn)行系統(tǒng)性收集、存儲(chǔ)、索引、管理和檢索的過(guò)程，區(qū)別于日常郵箱的 “收件箱 / 發(fā)件箱” 臨時(shí)存儲(chǔ)，其核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)郵件的長(zhǎng)期安全保存、合規(guī)追溯和高效利用。

郵件公證備份：公證郵是網(wǎng)易企業(yè)郵箱為用戶(hù)提供的專(zhuān)業(yè)郵件證據(jù)留存、取證及出證的一站式服務(wù)。當(dāng)用戶(hù)收發(fā)郵件的同時(shí)，公證郵系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行郵件存證，管理員可通過(guò)公證郵系統(tǒng)隨時(shí)查詢(xún)管理存證郵件，并可在線(xiàn)發(fā)起郵件司法鑒定申請(qǐng)，在線(xiàn)完成出具司法鑒定證書(shū)流程。

網(wǎng)易郵箱大師是網(wǎng)易官方出品的全平臺(tái)郵箱客戶(hù)端，支持包括網(wǎng)易企業(yè)郵箱在內(nèi)的各類(lèi)郵箱，其 Mac 版可在 App Store 中下載，要求 macOS 10.11 或更高版本。

獨(dú)立備份與無(wú)限存儲(chǔ)：薩班斯歸檔是一套數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲(chǔ)的歸檔系統(tǒng)，不占用員工郵箱空間，且擁有無(wú)限容量的企業(yè)存儲(chǔ)空間，企業(yè)無(wú)需額外采購(gòu)存儲(chǔ)空間，可永久備份員工郵件，防止員工離職前惡意刪除郵件。

網(wǎng)易企業(yè)郵箱主要通過(guò)網(wǎng)易郵箱大師客戶(hù)端來(lái)使用，其支持的操作系統(tǒng)涵蓋電腦端與移動(dòng)端，具體如下：